Kleine Kinder wollen alles anfassen, schmecken und fühlen. Ihr Instinkt sagt es ihnen. Auch Erwachsene haben diesen Instinkt in sich, doch in der modernen Welt geht das nicht immer. Dennoch ist es so: Wenn man die Wahl hätte mit einem guten Freund 2 Stunden zu Skypen oder sich fünf Minuten irgendwo zu treffen, dann würde bei den meisten das Treffen in der realen Welt gewinnen. Es ist einfach so, Menschen haben Sinnesorgane und die Emotionen sprechen ganz anders auf Erlebnisse an, als wenn nur Optik und Akustik zur Verfügung stehen.

Genauso verhält es sich mit Events und Veranstaltungen. Kaum ein Mittel ist so gut geeignet, um der Zielgruppe ein intensives Gefühl davon zu vermitteln, wer Sie sind und wofür Ihr Unternehmen steht. Solche Chancen sollten Sie auf jeden Fall nutzen: Messen, Roadshows und Live-Events können einschlagen wie ein Bombe.

Damit Sie aus Ihrer Veranstaltung das Beste herausholen, werden Sie eine entsprechende Ausstattung benötigen. Geschirr, Tische, Stühle, Catering, Gläser, Theke – viele Dinge. Solches Mobiliar können sich Unternehmen zur Miete bei einem Ausrüster für Eventbedarf mieten. Für dieses Szenario haben wir 10 Tipps für Sie vorbereitet, auf die Sie achten sollten, damit Ihr Auftritt zu einem vollen Erfolg wird.

Tipp 1: Auftritt und Produkt müssen zusammenpassen

Wenn Sie mit Ihren Produkten im Premium-Segment einer bestimmten Branche tätig sind, dann sollten Sie sich für Ihr Eventbedarf Tische und Stühle mieten, deren Qualität offensichtlich ebenso aus der gehobenen Kategorie stammt. Das gilt natürlich hauch für Geschirr, Besteck, Dekoration – jedes Element muss tadellos stimmen. Wenn Sie zum Beispiel Stehtische mieten in Düsseldorf, weil Sie dort auf der Messe präsent sind, dann können Sie sich hochwertige Modelle aussuchen usw.

Tipp 2: Image und das passende Equipment

Auf einer Veranstaltung, wie einer Messe, stehen Sie teilweise in direkter Konkurrenz zu anderen. Ein professioneller Auftritt ist hier das A und O. Am besten gestalten Sie Ihren Messe-Stand so, dass die potenziellen Kunden schon am Auftritt erkennen, was Sie anbieten und ob Sie gut sind. Eine Werbeagentur, die für ihren Stand langweiliges Standard-Eventbedarf mieten, oder im ländlichen Stil, die wird sicherlich auffallen. Jedoch nicht unbedingt positiv.

Tipp 3: Setzen Sie ein Statement

Marken und Images entstehen dann, wenn man klipp und klar erkennen kann, wie Sie sich von anderen Anbietern unterscheiden. Ein Event ist auch hierfür eine hervorragende Möglichkeit. Sie können zum Beispiel für Ihren Standort gezielt mit Holz-Möbeln einrichten, anstatt Plastik. Zudem LED-Scheinwerfer nutzen und sonstige umweltschonende Einrichtungsgegenstände verwenden, Bio-Limo anbieten und vieles mehr. Solche kleinen Tricks helfen dabei sich eine Art Neben-Image aufzubauen. Ungefähr so: „Wir sind Premium und schonen zugleich die Umwelt.“

Tipp 4: Nutzen Sie ein Motto

Eine andere Möglichkeit, um mit einem Event aus der Masse hervorzustechen ist ein Motto. Wenn Sie zum Beispiel eine Party für Ihre Kunden organisieren, bei denen sich alle als Piraten, Cowboys oder Polizisten & Verbrecher verkleiden sollen, dann kommt das sicher gut an. Gute Möbelverleiher sind darauf meist vorbereitet.

Tipp 5: Vergleichen Sie die Preise

Behalten Sie immer die Kosten im Auge. Lassen Sie sich Angebote von mehreren Firmen schicken und vergleichen Sie ganz genau die Kosten.

Tipp 6: Lassen Sie sich beraten

Einen kompetenten und zuverlässigen Partner in diesem Bereich erkennen Sie daran, dass diese Tipps für Ihre Feier liefern können, die sie sich durch viele Jahre Erfahrung aufgebaut haben. Zum Beispiel dazu, wie die Tisch-Anordnung gestaltet werden sollte, damit sich die Gäste wohlfühlen.

Tipp 7: Kümmern Sie sich um Ersatz

Erwarte das Unerwartete – will heißen: sorgen Sie für Ersatz-Equipment oder für Ausweichmöglichkeiten, falls bei der Veranstaltungstechnik etwas schief läuft. Eine Feier, die zu 100% darauf basiert, dass der Schokobrunnen oder der Grill funktioniert – kann schnell den Bach runter gehen.

Tipp 8: Achten Sie auf die Nebenkosten

Die Erfahrung hat gezeigt, dass es besser ist auf Full-Service-Angebote zurückzugreifen. Denn was tun, mit dem vielen dreckigen Geschirr und Besteck, wenn alles vorbei ist? Auf solche Dinge ist kaum eine Firma vorbereitet. Dann wird es richtig teuer diese Aufgabe spontan zu lösen. Buchen Sie diese Dienstleistung einfach mit dazu, genauso wie den Transport hin und zurück – dann haben Sie Ihre Ruhe.

Tipp 9: Organisieren Sie genügend Helfer

Damit auf der Veranstaltung alles reibungslos abläuft, sollte immer genügend Personal vorhanden sein. Sie können zum Beispiel dabei helfen die Mietmöbel auf- und abzubauen. Zudem sollten an der Bar oder in der Lounge genügend Leute stehen, damit Gäste nie lange warten müssen.

Setzen Sie sich Ziele

Natürlich kosten Events Geld und man organisiert sie nicht zum Spaß. Setzen Sie sich daher ein Ziel für Ihr Event, das Sie erreichen möchten. Sorgen Sie schon während der Planungsphase dafür, dass alle Aktivitäten und sämtliches Equipment auf dieses Ziel hinarbeiten. Kontrollieren Sie später live vor Ort, ab alles läuft wie geplant und behalten Sie immer ein paar Trümpfe im Ärmel, um Korrekturen vorzunehmen. Wenn zum Beispiel Langeweile aufkommt, dann ist es gut einen Entertainer oder DJ auf Abruf in der Hinterhand zu haben, der kurzfristig für mehr Action sorgen kann.